1、首先您要确定与您随行的人数，计划好时间（哪个月份出发，在外停留多少天），要取得国家，是否需要对口方面的参观或拜访活动。
2、请与我们联系，我们能为您的计划给出合理的建议，精心定制您的行程，并给出最具竞争力的价格。
3、行程和价格经您确认后，我们立即给您发目的地国的邀请函。
4、您得到邀请函复印件后，递交书面报告和邀请函给市外办。
5、市外办审查同意后，将材料转至省外办。
6、省外办同意后，发出境批件。
7、得到省外办批件后，外办有关部门将给代表团成员办理因公护照。
8、护照办理完毕，我们会为您发正式送签邀请函。
9、正式送签邀请函办理完毕，省外办发函（照会）至外国驻中国使馆，请求给予此团入境签证。
10、省外办同时发文，允许此团向财政厅申请外汇。
11、省外办有关人员（每个省在北京和上海都有办事处，专门有人负责去各使馆送签）带上材料去使馆申请签证
12、得到签证后购买国际机票，准备出发。
使馆送签的材料包括：
——省外办的照会
——国外机构的邀请函（一般使馆要原文件）
——代表团成员护照
——代表团成员单位派遣函或承诺书，内容：同意本单位XXX去XXX国公务访问，目的是……从某天进入某国，到某天离境返回中国，所有费用（包括医疗和意外事故保险）均由本单位承担。
——个人名片
——组织机构代码证或营业执照的复印件
——签证申请表